NASにもいろいろな種類があるが、電子帳簿保存法を見据えて導入するのであれば、世界的に評価の高い「QNAP」のNASがおすすめだ。
「Qsirch」による全文検索機能を利用可能
前述したように、改正電子帳簿保存法では、年商5000万円以下であれば「検索要件」は不要となっている。とはいえ、保存したデータを検索できないと、社内処理でも手間が増える。
QNAPのNASでは、対応モデルを利用することで「Qsirch」という全文検索機能を利用可能になっており、NASに保存したPDFやOfficeファイルの内容をキーワードで検索することができる。このため、宛先や件名、金額などで、請求書を検索することが簡単にできる。
例えば、「去年のあの案件の金額いくらだっけ？」と調べたいと思ったら、ブラウザーでウェブページを検索するときと同じ感覚で、NASのデータを検索すれば、該当するファイルを見つけ出すことができるわけだ。
全文検索機能を搭載しない一般的なNASの場合、ファイルをファイル名でしか検索できないため、あらかじめファイル名に金額などを含めておくなどの工夫が必要になるが、こうした手間がない。
しかも、Qsirchでは、AI OCRテクノロジーが搭載されていることで、画像内の文字を認識して検索することもできる。スキャナーを利用して紙を電子化した場合、そのファイルはJPEGなどの画像データとなってしまうため検索できなくなる場合が多いが、この機能によって画像から文字データを認識することで、検索対象として活用することができる（JPEG/PNG/GIF/BMP/TIFに対応。画像形式のPDFには未対応）。
こうした充実の機能によって、将来的に会社が成長して年商5000万円以上になっても、Qsirchのおかげで改正電子帳簿保存法の検索要件を満たすこともできる。これは他社のNASにはない、QNAPのNASならではの特徴と言えるだろう。
改ざん防止にも役立つログ機能
もう1つは、NASへの詳細なアクセスログを記録できる点だ。QNAPのNASでは、ファイル共有で使われる「SMB」というプロトコルの通信ログを記録できるようになっており、どのPCから、どのユーザーが、どのファイルに、いつアクセスし、読み取りや削除などどのような操作をしたのか――ということが詳細に記録される。
こちらも前述したように、現在の電子帳簿保存法では、改ざん防止対策として、原則ファイルの修正や削除を禁止し、仮に修正や削除が必要な場合は理由などを記載した申請書を提出するといった社内規定を定めるだけでもかまわない。
QNAPのNASを導入する場合も、この社内規定で電子帳簿保存法の改ざん防止の要件に対応することができるが、その代わりに、このログを活用することもできる。
社内規定は、定めるだけでいいと言っても、実質的にファイルを修正・削除する際に申請手続きが必要で、その申請書の保管なども必要になる。導入のハードルは低くても、運用のハードルは逆に高くなる可能性がある。
QNAPのNASであれば、ログを改ざん防止対策として活用できるため、この手間を軽減できる。また、アクセスログが記録されることを社員に周知しておけば、データの改ざんなどの不正も未然に抑止できることになる。
もちろん、削除したファイルを元に戻すことも可能だ。一般的な「ごみ箱」からの復元に加え、QNAPのNASにはスナップショット機能が搭載されているため、定期的にストレージの状態を保管し、過去のファイルを復元することができる。
このように、QNAPのNASでは、Qsirchによる検索やSMBログによる改ざん防止が可能となっており、電子帳簿保存法への対策が容易になっている。
もちろん、完全な電子帳簿保存法対応を実現するには、税理士などの専門家と相談したうえで、一般的なファイル名の工夫、フォルダーによる分類などの対応も必要なうえ、ログを何年分、どうやって保管するかという検討も必要になる。
社内での運用ルールの検討も必要となる。不用意な削除などを防ぐのであれば、NASのアクセス権設定機能を利用して、経理担当者以外はファイルを削除したり、変更したりできないように制限するのも効果的だ。
こうした対応がNASの標準の機能で可能なため、最初から導入しなくても、必要になった段階で導入できる。あとから全てのファイルのファイル名を変更しなければならないといった、大規模なやり直しになったりするリスクも低い。
電子帳簿保存法をきっかけとした組織のデジタル化という目指す本来のゴールを、低いハードルで、しかも実用的なメリットを受けつつ実践できるはずだ。
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