電子メールを好きな人はいない。最近はSlackやMicrosoft Teamsの通知音にも耳をすませなければならないにもかかわらず、メールはわたしたちがいまだに捨てられずにいる現代社会の破片と言っていい。 重要なメールを“守る”ために、バックアップしておく3つの方法 こうしたなか、ふたりの研究者が受信トレイの恐怖を軽減するための簡単なテクニックを発見した。それは電子メールを非同期型に戻すことである。 わたしたちのほとんどは、メールにはすぐ返事をしなければならないと考えている。実際に半分の人が1時間以内に返信しているという。つまり、勤務時間外や、ほかの仕事をしている最中にメールの返事を書いている人が多すぎるということだ。 実際にわたしたちの誰もが大量のメールを受け取り、仕事時間の4分の1以上をそれに費やしている。これは問題だろう。こうしたなか、ロンドン・ビジネス・スクールのローラ・M・ジョージとコーネル大学のヴァネッサ・ボーンズは計8件の研究を通じて、「メールをSlackのように扱うのをやめる」という答えを見つけた。 メールは柔軟性があり、社外の人との幅広い協力を可能にする重要なツールである。そして、非同期型である点も特徴だ。非同期型とは、受信者と送信者の両方が同時にオンラインである必要も、同時に仕事をしている必要もないことを意味する。 「わたしたちは（メールの）長所を短所に変えてしまったのです」と、ジョージは指摘する。「本来は非同期型のコミュニケーション手段として用いるべきものを、わたしたちはなぜか『いつでもつながれる』コミュニケーション手段として使い始めたのです」
メールの功罪
Slackのようなインスタントメッセージのためのツールでは、たとえGIFアニメーションや「いいね」の絵文字のようなものであっても、すぐに確認する必要があるかもしれない。だが、メールについては昔ながらの“手紙”のように捉え直すべきときが来ている。 結局のところ、インターネットプロヴァイダーから通信料金の請求書が送られてきても、「受け取ったから料金を支払います」といいった返事を書いたりはしないだろう。時間があるときに払うだけなのだ。 もちろん、こうしたやり方が機能するのは、全員が同意した場合のみだ。世の中の上司たちは部下に対し、受信トレイに新しいメールが届いたら即座にそちらに注意を向けるよう訓練してきたのである。 「電子メールがあれば、わたしたちの生活はラクになるはずでした。いつでもどこでも仕事ができるわけですから」と、コーネル大学のボーンズは言う。「代わりにわたしたちは、結局いつでもどこでも仕事をするようになってしまいました。なぜなら、メール受信の通知音を聞いたとき、早く対応しなければならないというプレッシャーを感じるからです」 電子メールのアカウントをもっているなら、誰もが送信者でも受信者でもある。だからこそ、他者の視点からものごとを理解することも容易なはずだが、そうした視点をわたしたちは頻繁に忘れてしまう。「メールを送信するその瞬間、わたしたちは自分の視点に集中してしまうあまりに、受信側がどう感じるのか忘れてしまうのです」と、ボーンズは言う。
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